Facturation progressive au Québec : guide des entrepreneurs spécialisés

Qu’est-ce que la facturation progressive en construction?

La facturation progressive permet donc de demander un paiement à mesure que les travaux avancent. Chaque demande couvre un intervalle précis, par exemple du 1er au 25 du mois. Elle montre le total atteint depuis le début du chantier, puis isole la part ajoutée pendant cet intervalle.

Le calcul part de la ventilation du prix. Ce tableau reprend toute la valeur du contrat et la répartit entre des postes comme la mobilisation, l’éclairage ou la mise en service. L’équipe mesure l’avancement de chaque poste, applique la retenue prévue pour le projet et soustrait les montants déjà acceptés. Le résultat forme le montant demandé pour la période.

Petit exemple : un poste vaut 10 000 $. La dernière demande montrait 4 000 $ de travail cumulé. Le nouveau relevé porte ce total à 6 000 $. L’avancement cumulé est donc de 6 000 $, mais seulement 2 000 $ s’ajoutent pendant la période courante. La retenue et les taxes se calculent ensuite selon les règles du projet.

Au Québec, on utilise aussi les termes facturation proportionnelle et facturation au prorata des travaux pour parler du processus. Selon le contexte, le document transmis peut s’appeler une demande de paiement ou un décompte progressif. L’Office québécois de la langue française reconnaît « facturation proportionnelle » et « facturation au prorata des travaux ». Sur le terrain, les mots changent, mais le besoin reste le même : relier un montant à un avancement vérifiable.

La facturation progressive ne consiste donc pas simplement à « envoyer une facture chaque mois ». Elle fait intervenir le responsable du chantier, le chargé de projet, l’administration et la personne autorisée à approuver l’envoi.

Demande de paiement ou facture : faites la distinction

Selon le contrat, l’envoi d’une demande de paiement peut rendre un montant exigible, c’est-à-dire payable selon les conditions convenues. Dans d’autres cas, la demande sert d’abord à faire évaluer les travaux par un architecte, un ingénieur ou une autre personne désignée, qui délivre ensuite un certificat de paiement. L’Agence du revenu du Canada ne considère alors pas la demande comme une facture au moment de son envoi. La taxe sur les produits et services et la taxe de vente harmonisée, soit la TPS/TVH, deviennent généralement payables à la première des dates suivantes : le jour où le paiement est effectué ou le jour où le montant devient payable selon le contrat. Une facture distincte peut toutefois rendre la taxe payable plus tôt. Consultez le mémorandum général de l’Agence sur les contrats de construction et les paiements échelonnés.

Cette distinction change la façon de faire le suivi. Gardez des états séparés pour la préparation de la demande, son approbation, sa transmission, l’acceptation ou la certification du montant demandé, la création de la facture et la réception du paiement. Si votre contrat, votre conseiller fiscal ou vos procédures prévoient une autre séquence, adaptez clairement votre suivi en conséquence. Le nom du fichier ne suffit pas à déterminer le traitement comptable ou fiscal.

Avant le premier cycle : clarifiez les règles du projet

Quand les règles du projet sont floues, les problèmes reviennent chaque mois. Clarifiez-les dès le départ pour ne pas devoir chercher les mêmes réponses à chaque demande.

1. Transformez les instructions de facturation en procédure

Relevez dans le contrat, le bon de commande et les directives du client :

• la date jusqu’à laquelle l’avancement est comptabilisé;
• la date limite interne et la date limite du client;
• le formulaire, le portail ou l’adresse de transmission;
• la période couverte et la façon de numéroter les demandes;
• les signatures, attestations et pièces justificatives exigées;
• le traitement des matériaux entreposés;
• le traitement des changements, de la retenue et des taxes;
• la personne qui vérifie et celle qui approuve.

Transformez chaque exigence en champ ou en tâche. Une note enfouie dans un PDF ne suffit pas pour guider le travail de l’équipe.

2. Faites approuver la ventilation avant la première demande

La ventilation du prix répartit la valeur du contrat entre des postes mesurables. Chaque poste doit permettre au chargé de projet d’estimer l’avancement et à la personne qui vérifie le dossier de comprendre le montant demandé.

Évitez une seule ligne « travaux électriques » si le projet exige de suivre séparément la mobilisation, la distribution, l’éclairage, les contrôles et la mise en service. Évitez aussi de créer des dizaines de postes si détaillés qu’ils deviennent difficiles à tenir à jour. Choisissez un niveau de détail suffisant pour mesurer l’avancement et justifier chaque montant.

Vérifiez que le total de la ventilation correspond exactement à la valeur actuelle du contrat. Après un changement approuvé, gardez l’ancienne version et créez-en une autre qui indique clairement la valeur mise à jour.

3. Confiez chaque étape à une personne et fixez une échéance

Dans un cycle fiable, chaque étape a un responsable clairement désigné :

1. le responsable du chantier ou le chargé de projet confirme l’avancement et rassemble les pièces justificatives;
2. l’équipe administrative fait concorder les montants et prépare le dossier;
3. une personne autorisée approuve la demande avant sa transmission.

Fixez une échéance interne avant celle du client. Si la demande doit partir le 25, ne demandez pas l’avancement pour la première fois le 25 au matin.

Le cycle mensuel de facturation progressive, étape par étape

Pour une première demande, partez de la ventilation approuvée et des règles du projet. À partir du deuxième cycle, n’ouvrez pas un formulaire vide : reprenez la dernière demande transmise et rapprochez toutes les décisions qui s’y rapportent. Pour chaque décision, notez les postes et les montants visés. Notez aussi si elle complète une décision antérieure ou la remplace expressément. Si une décision porte sur une autre version, gardez les versions et leurs décisions séparées jusqu’à ce que les liens et les montants concordent. Conservez tout l’historique du dossier.

Étape 1 : établir le point de départ du cycle

Pour une première demande, partez de la ventilation approuvée et calculez l’avancement et la retenue cumulés à ce jour. Pour les suivantes, reprenez la ventilation, les changements approuvés, l’avancement cumulé et la retenue cumulée de la dernière demande transmise. Établissez le montant accepté à partir de toutes les décisions encore applicables à cette version, après avoir fait concorder leur portée et leurs montants. Conservez chaque demande transmise sans la modifier. Pour une correction, créez une nouvelle version interne sans effacer le fichier transmis ni sa preuve. Cette nouvelle version de fichier ne change pas automatiquement l’identité ou la date juridique de la demande.

Étape 2 : recueillir l’avancement à la source

Demandez au responsable du chantier de confirmer l’avancement de chaque poste. Demandez-lui aussi de signaler les travaux hors contrat, les matériaux admissibles et les écarts. Liez chaque pièce justificative au poste concerné.

Pour choisir une méthode, consigner les relevés et rapprocher le cumul du poste, utilisez le guide détaillé pour mesurer l’avancement des travaux.

Les pièces justificatives n’ont pas besoin d’être nombreuses. Elles doivent permettre à la personne qui vérifie le dossier de répondre rapidement à deux questions : qu’est-ce qui a avancé? et pourquoi ce montant?

Étape 3 : faire concorder le cumul

Comparez le nouveau cumul avec le précédent. La valeur cumulée d’un poste ne devrait pas diminuer sans explication ni dépasser la valeur révisée de ce poste. Un montant négatif pour la période peut être justifié après une correction, mais il doit être visible et documenté.

Étape 4 : classer les changements selon leur état

Créez au minimum trois groupes :

• approuvés : la valeur du contrat peut être mise à jour;
• soumis ou en cours d’examen : les travaux et leur estimation restent visibles, sans que cette estimation soit ajoutée à la valeur approuvée du contrat;
• refusés ou retirés : la décision reste dans l’historique.

Le contrat peut permettre de réclamer certains travaux liés à un changement qui n’est pas encore approuvé. Cette possibilité ne signifie pas que le changement est approuvé. Gardez le montant dans la catégorie prévue au contrat ou indiquée par le client, et conservez la base de calcul.

Étape 5 : calculer le montant de deux façons

Calculez d’abord la demande courante avant taxes à partir des montants de la période pour chaque poste de la ventilation et de la variation de la retenue cumulée. Refaites ensuite le calcul à partir des totaux du contrat : valeur cumulée des travaux exécutés et des matériaux admissibles, moins la retenue cumulée et les montants déjà acceptés. Les deux résultats doivent être identiques.

Étape 6 : préparer le dossier demandé, pas un dossier passe-partout

Utilisez le formulaire exigé par le client et placez les pièces justificatives dans l’ordre demandé. Nommez toujours les fichiers de façon uniforme. Vérifiez que la période, le numéro de demande, le numéro de contrat et le total sont identiques partout. Ajoutez seulement les pièces justificatives utiles ou exigées. Un dossier plus volumineux n’est pas nécessairement plus clair.

Étape 7 : faire vérifier et approuver le dossier

Une première personne vérifie les calculs et les exigences. La personne autorisée confirme ensuite que le dossier peut être transmis au nom de l’entreprise. Conservez son nom, la date de l’approbation et le numéro de la version approuvée.

Étape 8 : transmettre et conserver la preuve

Conservez le fichier final. Notez le canal d’envoi, la date, l’heure et le destinataire, puis conservez l’accusé de réception. Si le portail modifie ou remplace le fichier téléversé, gardez aussi une copie de ce qui a réellement été envoyé.

Comment calculer le montant de la demande courante?

Prenons l’exemple d’un contrat fictif de 400 000 $. Un changement de 20 000 $ a été approuvé. Le projet prévoit une retenue de 10 %. Les taxes sont exclues pour simplifier le calcul.

La ventilation révisée totalise 420 000 $. Voici comment trois postes forment le cumul de 168 000 $. Un autre changement estimé à 15 000 $ reste en attente et n’entre donc pas dans la valeur révisée du contrat ni dans ce calcul.

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Le tableau suivant applique la retenue au nouveau cumul, puis soustrait les 108 000 $ déjà acceptés pour les périodes antérieures.

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Le même résultat se vérifie à partir de la période courante. Le cumul précédent de 120 000 $ comprenait une retenue de 12 000 $ à 10 %. La retenue augmente donc de 4 800 $ pendant la période :

48 000 $ − (16 800 $ − 12 000 $) = 43 200 $.

En bref :

Demande courante = montant cumulé admissible après retenue − montants déjà acceptés.

Cet exemple ne remplace pas les règles de votre contrat. Le taux et la base de la retenue dépendent du contrat et des règles applicables. Il en va de même pour les matériaux admissibles, le traitement des changements et les taxes. Lorsqu’une loi ou une convention écrite prévoit une retenue, consultez Revenu Québec pour savoir quand la TPS et la TVQ doivent être perçues sur le montant retenu. Consultez les explications officielles sur le moment de perception de la TPS et de la TVQ.

Trois tests rapides sur le résultat

1. Le total des postes doit égaler le contrat révisé.
2. La valeur cumulée des travaux et matériaux ne doit pas dépasser la valeur admissible des postes.
3. Le montant demandé pour la période, ajouté aux montants déjà acceptés, doit donner exactement le montant cumulé admissible après retenue.

Liste de contrôle à copier avant la transmission

Vous pouvez copier cette liste de contrôle dans votre modèle de projet. Ajoutez les exigences propres au client au lieu de créer une liste parallèle dans les courriels.

Dans le calendrier suivant, J désigne le jour prévu pour transmettre la demande au client.

Un calendrier simple de J−7 à J+2

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Adaptez ce calendrier aux exigences de votre contrat. L’important est de repérer les retards assez tôt. Si l’avancement n’est pas confirmé à J−5, l’équipe voit immédiatement quelle demande risque d’être en retard.

Les erreurs qui entraînent le plus de corrections

• partir d’un ancien fichier plutôt que de la dernière demande transmise et de toutes les décisions qui s’y rapportent;
• utiliser la mauvaise date d’avancement ou le mauvais portail;
• modifier la valeur du contrat avec un changement encore en attente;
• préparer la demande de la période sans faire concorder le cumul;
• réclamer des matériaux sans preuve d’admissibilité, de propriété, de livraison ou d’entreposage lorsque ces preuves sont exigées;
• appliquer une retenue ou une taxe par habitude au lieu d’utiliser les règles du projet;
• transmettre un dossier dont les totaux diffèrent entre le sommaire et la ventilation;
• considérer « transmis » comme « accepté », puis créer la facture ou comptabiliser la créance client trop tôt.

Ce qui change pour certains contrats publics au Québec

Le Règlement sur les paiements et le règlement rapides des différends en matière de travaux de construction est entré en vigueur en 2025. Il s’applique progressivement aux contrats publics de travaux de construction visés et aux sous-contrats publics qui s’y rattachent. Il ne crée donc pas une règle universelle pour tous les projets privés ou publics au Québec.

Pour un projet possiblement visé, consignez dès la mise en place l’organisme public, le type de travaux, le lien avec le contrat principal, les dates de l’appel d’offres et du contrat, ainsi que les instructions de paiement écrites en vigueur. Le règlement encadre le contenu, les délais, les pièces justificatives, les refus et les paiements lorsqu’il s’applique. Ne recopiez pas les dates ou les seuils d’un exemple général dans le calendrier du projet.

Le contrôle interne des versions doit aussi respecter l’identité juridique du document. Lorsque l’article 8 de ce règlement s’applique et que les parties conviennent de modifier une demande déjà transmise, la demande modifiée reste la même demande et conserve sa date de transmission initiale. Gardez une nouvelle version de fichier pour l’historique, mais ne lui attribuez pas une nouvelle identité ou une nouvelle date juridique sans vérifier la règle applicable.

Utilisez le texte officiel et à jour du règlement, la présentation du Gouvernement du Québec et le contrat signé pour établir la portée et les instructions courantes. Consultez une personne qualifiée lorsqu’une décision d’applicabilité ou une échéance juridique touche un droit ou un recours.

Après la transmission : suivez le montant accepté jusqu’au paiement

Une fois le dossier envoyé, la préparation est terminée, mais pas le cycle de facturation. Ajoutez tout de suite une ligne au tableau de suivi qui indique le montant demandé, la date de transmission, le destinataire, la prochaine étape et le nom de la personne responsable.

Pour appliquer cette méthode à plusieurs demandes, copiez le tableau de suivi du montant demandé jusqu’au paiement.

Si la demande est acceptée en entier

Enregistrez le montant accepté et la date d’acceptation ou de certification. Passez ensuite à l’étape de facturation prévue dans votre contrat et vos procédures. Conservez le lien entre la demande, la décision, la facture et le paiement.

Si une partie est refusée ou corrigée

Gardez le montant transmis et le montant accepté. Consignez chaque écart et son motif. Joignez à chaque écart la pièce justificative ou la clause pertinente. Indiquez qui doit agir et quelle est la prochaine étape. Créez une nouvelle version interne pour toute correction, sans supposer que cette version constitue une nouvelle demande au sens du contrat ou d’une règle applicable.

Si le paiement n’arrive pas

Vérifiez d’abord que le dossier a été reçu, qu’aucune pièce justificative ne manque et que le montant a été accepté. Faites un suivi factuel : numéro de demande, période, montant demandé, montant accepté, date d’échéance inscrite au dossier et preuve de transmission. Suivez ensuite les étapes prévues au contrat et, s’il y a lieu, les recours applicables. Consultez une personne qualifiée au besoin.

Pour éviter les confusions, gardez les états distincts jusqu’à la fin du cycle :

Gardez séparés la préparation, l’approbation, la transmission, la décision sur le montant demandé, le traitement comptable et le paiement. Leur ordre exact dépend du contrat et de vos procédures.

Votre logiciel comptable reste la source officielle des écritures, des factures et des paiements. Votre suivi de facturation conserve les pièces justificatives et les décisions qui expliquent chaque montant.

Questions fréquentes

Comment calcule-t-on la facturation progressive?

Calculez d’abord la valeur cumulée admissible des travaux et matériaux, appliquez la retenue selon le taux et la base prévus pour le projet, puis soustrayez les montants déjà acceptés. La demande courante doit concorder avec la ventilation et le cumul. Le contrat détermine les éléments admissibles et le traitement à appliquer.

Que doit contenir une demande de paiement en construction?

Le contenu dépend du contrat. Selon le projet, le dossier peut comprendre un sommaire, une ventilation à jour, les changements, la retenue, les taxes, les pièces justificatives liées à l’avancement, les documents de conformité et les signatures. Le règlement précise aussi certains renseignements obligatoires pour les contrats publics québécois visés.

Une demande de paiement est-elle une facture?

Pas toujours. Lorsqu’une demande sert à faire évaluer les travaux et à obtenir un certificat de paiement selon le contrat, l’ARC indique qu’elle n’est pas considérée comme une facture au moment où elle est transmise. Confirmez le traitement contractuel, comptable et fiscal propre à votre projet.

Peut-on facturer un changement qui n’est pas encore approuvé?

Cela dépend du contrat et du cadre applicable. Gardez toujours le montant estimé à part du montant approuvé, indiquez clairement l’état du changement et conservez la base de calcul. N’intégrez pas ce montant à la valeur révisée du contrat sans approbation.

Comment la retenue affecte-t-elle la demande courante?

La retenue réduit généralement le montant cumulé payable, selon la base et le taux prévus. Le contrat ou la loi applicable fixe les conditions de libération de la retenue; les règles fiscales déterminent quand la TPS et la TVQ doivent être perçues. Consignez la base, le taux, le traitement fiscal et les conditions de libération. Ne vous fiez pas uniquement au formulaire : confirmez ces éléments à partir du contrat, des règles applicables et, au besoin, des conseils d’une personne qualifiée.

Quel est le meilleur moyen d’éviter un mois de retard?

Travaillez à rebours de la date limite. Recueillez l’avancement plusieurs jours avant, vérifiez la ventilation et les pièces justificatives, puis prévoyez une étape d’approbation. Après l’envoi, confirmez rapidement la réception. Le calendrier de J−7 à J+2 ci-dessus fournit un point de départ.

Sources officielles et portée

Les règles juridiques, fiscales et contractuelles évoluent. Cet article a été révisé à partir des sources officielles suivantes :

• Office québécois de la langue française : « facturation proportionnelle »
• Agence du revenu du Canada : contrats de construction, paiements échelonnés, demandes de paiement et retenues
• Revenu Québec : moment où la TPS et la TVQ doivent être perçues
• Gouvernement du Québec : paiements et règlement rapides des différends
• LégisQuébec : Règlement sur les paiements et le règlement rapides des différends

Le contenu est informatif. Il ne constitue pas un avis juridique, fiscal ou comptable. Vérifiez toujours votre contrat, la version en vigueur des règles et les conseils adaptés à votre situation.

Sources vérifiées le 1er septembre 2026. Pour signaler une correction, communiquez avec Aplon.

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